QR-Rechnung erstellen — ohne Buchhaltungssoftware
Seit dem 30. September 2022 ersetzt die QR-Rechnung die roten und orangen Einzahlungsscheine. Was eine gültige Rechnung mit QR-Zahlteil braucht, welche Wege zur fertigen Rechnung führen und wie Premium-Firmen auf FIRMEN.directory aus einer Offerte direkt die Rechnung machen — ohne Buchhaltungspaket.
Was eine QR-Rechnung enthalten muss
Eine QR-Rechnung besteht aus zwei Teilen: dem Rechnungsteil (Absender, Empfänger, Positionen, MWST) und dem QR-Zahlteil mit dem Swiss QR Code. Der Zahlteil trägt immer dieselben Felder:
- Konto: IBAN oder QR-IBAN des Zahlungsempfängers
- Zahlungsempfänger: Name und Adresse, wie bei der Bank hinterlegt
- Referenz: QR-Referenz (mit QR-IBAN), Creditor Reference oder ohne
- Betrag und Währung: CHF oder EUR; der Betrag darf auch offen bleiben
- Zahlungspflichtiger: Name und Adresse der Kundin oder des Kunden
IBAN, QR-IBAN und Referenz: was passt?
Die normale IBAN reicht, wenn Sie ohne strukturierte Referenz arbeiten oder eine Creditor Reference verwenden. Die QR-IBAN ist für Rechnungen mit QR-Referenz gedacht. Sie ist nicht frei wählbar, sondern wird von der Bank vergeben.
Die QR-Referenz ersetzt die alte ESR-Referenz. Sie hilft, Zahlungseingänge automatisch einer Rechnung zuzuordnen. Wer nur wenige Rechnungen schreibt, kommt oft ohne Referenz aus. Wer viele offene Rechnungen verwalten muss, sollte die Bank fragen, welche Variante zum Konto passt.
Wichtig: IBAN, QR-IBAN und Referenz müssen zusammenpassen. Eine falsche Kombination kann dazu führen, dass die Zahlung nicht sauber verarbeitet wird.
Vom Einzahlungsschein zum QR-Zahlteil
Wer früher einen Einzahlungsschein erstellen wollte, bestellte vorgedruckte ESR-Belege bei der Bank. Heute druckt der QR-Zahlteil direkt auf der Rechnung — unten auf dem A4-Blatt, mit Perforation beim Postversand oder als Teil des PDF. Bezahlt wird per Scan im E-Banking, in der TWINT-App oder am Schalter.
Für die Praxis heisst das: Es gibt nichts mehr zu bestellen. Jede Rechnung, die die Felder oben korrekt füllt, ist zugleich ihr eigener Einzahlungsschein.
Die QR-Rechnung kann auf Papier verschickt oder als PDF gesendet werden. Beim Ausdruck muss der Zahlteil unten auf der Seite stehen und die Vorgaben von SIX einhalten, damit Banking-Apps und Lesegeräte den Swiss QR Code erkennen.
Mehr zur Umstellung von ES/ESR auf den QR-Zahlteil steht im Beitrag Einzahlungsschein erstellen: was heute mit QR-Rechnung gilt.
Drei Wege zur fertigen Rechnung
1. E-Banking der eigenen Bank
Die meisten Banken bieten eine Maske, die einen einzelnen QR-Zahlteil erzeugt — kostenlos, aber ohne Rechnungsteil, ohne Logo und ohne Positionen. Für gelegentliche Rechnungen ausreichend.
2. Buchhaltungssoftware
Komplette Pakete führen Debitoren, Mahnwesen und Abschluss. Sinnvoll ab einem gewissen Rechnungsvolumen — für viele Einzelfirmen und kleine Betriebe mehr Werkzeug, als der Alltag verlangt.
3. Generator im Firmenprofil
Premium- und Elite-Firmen auf FIRMEN.directory erfassen Empfänger und Positionen direkt im Konto und erhalten ein PDF mit Logo, Firmenfarbe und Swiss QR Code — MWST-Ausweis inklusive.
Aus der Offerte wird die Rechnung
Der Generator hängt am Offerten-Werkzeug: Eine angenommene Offerte wird mit einem Klick zur Rechnung — gleiche Positionen, gleiches Layout, dazu der QR-Zahlteil mit Ihrer IBAN. Tippfehler beim Übertragen entfallen, und die Rechnung sieht aus wie das Angebot davor.
Häufige Fragen
Kann ich eine QR-Rechnung kostenlos erstellen?
Für einzelne Rechnungen ja: Die meisten Schweizer Banken bieten im E-Banking eine Eingabemaske für QR-Rechnungen an. Wer regelmässig Rechnungen stellt und dabei Logo, Positionen und Offerten-Übernahme will, nutzt den Generator im Premium-Abo von FIRMEN.directory — der Firmeneintrag selbst bleibt kostenlos.
Was ist der Unterschied zwischen QR-IBAN und IBAN?
Die QR-IBAN ist eine spezielle Kontonummer für Zahlungen mit QR-Referenz (Nachfolgerin der ESR-Referenz). Sie funktioniert nur innerhalb einer QR-Rechnung. Wer ohne Referenz fakturiert, verwendet die normale IBAN — beides steht im E-Banking-Vertrag mit der Bank.
Gibt es die roten und orangen Einzahlungsscheine noch?
Nein. Die Banken haben die roten (ES) und orangen (ESR) Einzahlungsscheine per 30. September 2022 abgeschaltet. Seitdem ist der QR-Zahlteil der QR-Rechnung der einzige gültige Einzahlungsschein-Ersatz.
Was brauche ich, wenn ich einen Einzahlungsschein erstellen will?
Heute brauchen Sie keinen alten Einzahlungsschein mehr, sondern einen QR-Zahlteil. Dafür benötigen Sie mindestens Zahlungsempfänger, IBAN oder QR-IBAN, Betrag, Währung und die Adresse des Zahlungspflichtigen. Bei QR-IBAN kommt eine QR-Referenz dazu.
Brauche ich eine Buchhaltungssoftware für QR-Rechnungen?
Nein. Eine Buchhaltungssoftware lohnt sich, wenn Sie Debitoren, Mahnwesen und Abschluss in einem System wollen. Nur zum Rechnung-Stellen reicht ein leichter Generator: Empfänger, Positionen, MWST-Satz — das PDF mit QR-Zahlteil kommt fertig heraus.
Welche Angaben muss eine Rechnung mit MWST enthalten?
Name und Ort von Leistungserbringer und Empfänger, UID-Nummer mit MWST-Zusatz, Datum, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuersatz (Art. 26 MWSTG). Der QR-Zahlteil ergänzt Konto, Betrag, Währung und Referenz für die Zahlung.
Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Massgeblich sind MWSTG und die Vorgaben von SIX zur QR-Rechnung.
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