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QR-Rechnung erstellen — ohne Buchhaltungssoftware

Seit dem 30. September 2022 ersetzt die QR-Rechnung die roten und orangen Einzahlungsscheine. Was eine gültige Rechnung mit QR-Zahlteil braucht, welche Wege zur fertigen Rechnung führen und wie Premium-Firmen auf FIRMEN.directory aus einer Offerte direkt die Rechnung machen — ohne Buchhaltungspaket.

Was eine QR-Rechnung enthalten muss

Eine QR-Rechnung besteht aus zwei Teilen: dem Rechnungsteil (Absender, Empfänger, Positionen, MWST) und dem QR-Zahlteil mit dem Swiss QR Code. Für den Zahlteil gelten unter anderem diese Felder:

  • Konto: IBAN oder QR-IBAN des Zahlungsempfängers
  • Zahlungsempfänger: Name und Adresse, wie bei der Bank hinterlegt
  • Referenz: QR-Referenz (mit QR-IBAN), Creditor Reference oder ohne
  • Betrag und Währung: CHF oder EUR; der Betrag darf offen bleiben
  • Zahlungspflichtiger: Name und Adresse dürfen offen bleiben und von der zahlenden Person ergänzt werden

Seit November 2025: strukturierte Adressen

Für neue QR-Rechnungen gilt seit 22. November 2025 die IG QR-bill Version 2.3 von SIX. Im Swiss QR Code sind nur noch strukturierte Adressen vorgesehen. Die Adresse wird also in einzelne Felder aufgeteilt, statt als freie Adresszeile gespeichert zu werden.

Für den Alltag heisst das: Empfänger- und Absenderdaten sollten sauber in Name, Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land getrennt sein, soweit diese Angaben zur Adresse gehören. Wer Rechnungen aus alten Vorlagen kopiert, sollte diesen Punkt vor dem Versand prüfen.

Version 2.4 wird am 14. November 2026 gültig. Für QR-Rechnungen in CHF ändert sie die technischen Vorgaben nicht; Version 2.3 bleibt bis November 2027 gültig.

IBAN, QR-IBAN und Referenz: was passt?

Die normale IBAN reicht, wenn Sie ohne strukturierte Referenz arbeiten oder eine Creditor Reference verwenden. Die QR-IBAN ist für Rechnungen mit QR-Referenz gedacht. Sie ist nicht frei wählbar, sondern wird von der Bank vergeben.

Die QR-Referenz ersetzt die alte ESR-Referenz. Sie hilft, Zahlungseingänge automatisch einer Rechnung zuzuordnen. Wer nur wenige Rechnungen schreibt, kommt oft ohne Referenz aus. Wer viele offene Rechnungen verwalten muss, sollte die Bank fragen, welche Variante zum Konto passt.

Wichtig: IBAN, QR-IBAN und Referenz müssen zusammenpassen. Eine falsche Kombination kann dazu führen, dass die Zahlung nicht sauber verarbeitet wird.

Vom Einzahlungsschein zum QR-Zahlteil

Wer früher einen Einzahlungsschein erstellen wollte, bestellte vorgedruckte ESR-Belege bei der Bank. Heute druckt der QR-Zahlteil direkt auf der Rechnung — unten auf dem A4-Blatt, mit Perforation beim Postversand oder als Teil des PDF. Bezahlt wird per Scan im E-Banking, in der TWINT-App oder am Schalter.

Für die Praxis heisst das: Es gibt nichts mehr zu bestellen. Jede Rechnung, die die Felder oben korrekt füllt, ist zugleich ihr eigener Einzahlungsschein.

Die QR-Rechnung kann auf Papier verschickt oder als PDF gesendet werden. Beim Ausdruck muss der Zahlteil unten auf der Seite stehen und die Vorgaben von SIX einhalten, damit Banking-Apps und Lesegeräte den Swiss QR Code erkennen.

Mehr zur Umstellung von ES/ESR auf den QR-Zahlteil steht im Beitrag Einzahlungsschein erstellen: was heute mit QR-Rechnung gilt.

Drei Wege zur fertigen Rechnung

  1. 1. E-Banking der eigenen Bank

    Die meisten Banken bieten eine Maske, die einen einzelnen QR-Zahlteil erzeugt — kostenlos, aber ohne Rechnungsteil, ohne Logo und ohne Positionen. Für gelegentliche Rechnungen ausreichend.

  2. 2. Buchhaltungssoftware

    Komplette Pakete führen Debitoren, Mahnwesen und Abschluss. Sinnvoll ab einem gewissen Rechnungsvolumen — für viele Einzelfirmen und kleine Betriebe mehr Werkzeug, als der Alltag verlangt.

  3. 3. Generator im Firmenprofil

    Premium- und Elite-Firmen auf FIRMEN.directory erfassen Empfänger und Positionen direkt im Konto und erhalten ein PDF mit Logo, Firmenfarbe und Swiss QR Code — MWST-Ausweis inklusive.

Die Wahl hängt vom Alltag ab. Wer selten eine Rechnung schreibt, kann mit dem E-Banking der Bank arbeiten. Wer Offerten, Logo, Positionen, MWST-Sätze und wiederkehrende Kunden braucht, spart mit einem Generator meist Zeit.

Aus der Offerte wird die Rechnung

Der Generator hängt am Offerten-Werkzeug: Eine angenommene Offerte wird mit einem Klick zur Rechnung — gleiche Positionen, gleiches Layout, dazu der QR-Zahlteil mit Ihrer IBAN. Tippfehler beim Übertragen entfallen, und die Rechnung sieht aus wie das Angebot davor.

Häufige Fragen

Kann ich eine QR-Rechnung kostenlos erstellen?
Ob Ihre Bank einen kostenlosen Generator anbietet, hängt von deren E-Banking-Angebot ab. Der Generator von FIRMEN.directory gehört zum Premium-Abo und übernimmt unter anderem Logo, Rechnungspositionen und Daten aus einer Offerte. Der Firmeneintrag bleibt kostenlos.
Was ist der Unterschied zwischen QR-IBAN und IBAN?
Die QR-IBAN ist eine spezielle Kontonummer für Zahlungen mit QR-Referenz, der Nachfolgerin der ESR-Referenz. Eine QR-IBAN darf nur zusammen mit einer QR-Referenz verwendet werden. Zur normalen IBAN passt eine internationale Creditor Reference oder keine Referenz. Die QR-IBAN erhalten Sie von Ihrer Bank.
Gibt es die roten und orangen Einzahlungsscheine noch?
Nein. Die roten (ES) und orangen (ESR) Einzahlungsscheine wurden zum 30. September 2022 abgelöst. Seit dem 1. Oktober 2022 werden diese Zahlungen nicht mehr verarbeitet; an ihre Stelle trat die QR-Rechnung.
Was brauche ich, wenn ich einen Einzahlungsschein erstellen will?
Heute benötigen Sie einen QR-Zahlteil. Pflichtfelder sind Name und Adresse des Zahlungsempfängers, IBAN oder QR-IBAN sowie die Währung CHF oder EUR. Betrag und Angaben zum Zahlungspflichtigen dürfen offenbleiben und von der zahlenden Person ergänzt werden. Zur QR-IBAN gehört eine QR-Referenz; bei einer normalen IBAN sind eine Creditor Reference oder keine Referenz möglich.
Brauche ich eine Buchhaltungssoftware für QR-Rechnungen?
Nein. Eine Buchhaltungssoftware lohnt sich, wenn Sie Debitoren, Mahnwesen und Abschluss in einem System wollen. Nur zum Rechnung-Stellen reicht ein leichter Generator: Empfänger, Positionen, MWST-Satz — das PDF mit QR-Zahlteil kommt fertig heraus.
Welche Angaben muss eine Rechnung mit MWST enthalten?
Nach Art. 26 MWSTG gehören dazu Name und Ort des Leistungserbringers samt MWST-Nummer, Name und Ort des Empfängers, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art und Umfang der Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Schliesst der Preis die Steuer ein, genügt die Angabe des Steuersatzes. Der QR-Zahlteil ist für die Zahlung bestimmt und ersetzt diese Rechnungsangaben nicht.
Was gilt seit November 2025 bei Adressen?
Seit 22. November 2025 gilt die IG QR-bill Version 2.3. Im Swiss QR Code sind nur noch strukturierte Adressen vorgesehen. Version 2.4 wird am 14. November 2026 gültig; für QR-Rechnungen in CHF bringt sie keine technischen Änderungen. Version 2.3 bleibt bis November 2027 gültig.

Diese Seite informiert allgemein und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Massgeblich sind MWSTG und die Vorgaben von SIX zur QR-Rechnung.

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